Tietosuojakäytäntö

Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa, miten Sates Oy ("Vuuli", "me") käsittelee henkilötietoja Vuuli-verkkosivustolla ja -palvelussa. Yhteystietomme ovat tämän asiakirjan lopussa.

1. Vuulin roolit henkilötietojen käsittelyssä

Vuuli toimii rekisterinpitäjänä, kun määrittelemme henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Tämä koskee esimerkiksi verkkosivuston kävijöiden, käyttäjätilien, laskutuksen, myynnin, markkinoinnin ja tukipyyntöjen tietoja.

Vuuli toimii henkilötietojen käsittelijänä, kun asiakas tallentaa CRM:ään omia asiakkaitaan, potentiaalisia asiakkaitaan, yhteyshenkilöitään tai muita henkilöitä koskevia tietoja ("Asiakasdata"). Tällöin Vuulin asiakas on rekisterinpitäjä ja päättää, miksi tietoja käsitellään. Asiakasdatan käsittelyä koskevat sitovat ehdot ovat Käyttöehtojen kohdissa 3-9.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi Asiakasdataan sisältyvien tietojen osalta, ota ensisijaisesti yhteyttä siihen organisaatioon, joka on tallentanut tiedot Vuuliin.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme rekisterinpitäjänä?

Käsittelemme tarpeen mukaan seuraavia tietoryhmiä:

• Tili- ja käyttäjätiedot: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, tehtävä, käyttäjätunnisteet, kirjautumis- ja tunnistautumistiedot sekä käyttäjärooli.
• Sopimus- ja laskutustiedot: tilaus, laskutusosoite, maksun tila, laskutushistoria ja kirjanpitoon tarvittavat tiedot. Maksukorttitiedot käsittelee maksupalveluntarjoaja Stripe, emmekä tallenna täysiä korttitietoja.
• Tuki- ja viestintätiedot: viestit, tukipyynnöt, palautteet ja niiden ratkaisemiseksi tarvittavat tiedot.
• Tekniset ja käyttötiedot: IP-osoite, selain, laite, käyttöjärjestelmä, aikaleimat, sivulataukset, virhe- ja tietoturvalokit sekä Palvelussa tehdyt toiminnot.
• Myynti- ja markkinointitiedot: yhteystiedot, organisaatio, rooli, yhteydenottohistoria, markkinointivalinnat ja kampanjoihin reagointi.
• Julkiset ja kolmansilta osapuolilta saadut yritystiedot: julkisista rekistereistä, yritysten verkkosivuilta, hakupalveluista tai sopimuskumppaneilta saadut yritys- ja työyhteystiedot, kun niitä käytetään Vuulin yrityshaussa, palvelun tuottamisessa tai B2B-myynnissä sovellettavan lain mukaisesti.

Palvelua ei ole tarkoitettu erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen, terveystietojen, maksukorttitietojen, salasanojen tai muiden vastaavien korkean riskin tietojen tallentamiseen Asiakasdatana ilman erillistä kirjallista sopimusta.

3. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme tietoja?

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Sopimuksen tekeminen ja täyttäminen: käyttäjätilin luominen, Palvelun toimittaminen, tunnistautuminen, laskutus, tilauksen hallinta ja tuki.
• Oikeutettu etu: Palvelun suojaaminen, väärinkäytösten estäminen, virheiden selvittäminen, B2B-myynti, asiakassuhteen hoitaminen sekä Palvelun käytön ja toimivuuden kehittäminen. Arvioimme, etteivät nämä edut syrjäytä rekisteröidyn oikeuksia.
• Suostumus: valinnainen analytiikka, sähköinen suoramarkkinointi silloin, kun suostumus vaaditaan, ja muut erikseen suostumukseen perustuvat toiminnot. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
• Lakisääteinen velvoite: kirjanpito, verotus, viranomaispyynnöt ja muut velvoitteet, joita meidän on noudatettava.
• Oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen: tarpeen mukaan sopimus- ja oikeusriitojen käsittely.

Emme tee henkilötiedoilla yksinomaan automaattisia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityyn oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

4. Miten käsittelemme Asiakasdataa?

Käsittelemme Asiakasdataa vain Palvelun tuottamiseksi, ylläpitämiseksi, suojaamiseksi ja tukemiseksi, asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden toteuttamiseksi tai lain noudattamiseksi.

Emme myy Asiakasdataa. Emme käytä tunnistettavaa Asiakasdataa mainontaan, markkinointiin, esittelyihin, yleiseen tuotetutkimukseen tai tekoälymallien kouluttamiseen. Palvelun yleiseen kehittämiseen voidaan käyttää vain koottua tai anonymisoitua tietoa, josta asiakasta tai henkilöä ei voida kohtuullisin keinoin tunnistaa.

Emme tarkastele Asiakasdataa rutiininomaisesti. Valtuutettu henkilöstö voi päästä siihen vain, kun se on tarpeen asiakkaan pyytämää tukea varten, Palvelun ylläpitämiseksi tai suojaamiseksi, väärinkäytöksen tutkimiseksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Pääsy rajataan työtehtävien mukaan, ja tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

5. Kenelle luovutamme tai siirrämme tietoja?

Emme myy henkilötietoja. Voimme antaa tietoja seuraaville vastaanottajille vain siinä määrin kuin se on tarpeen:

• Palvelun eurooppalaisille hosting-, tietokanta-, infrastruktuuri-, viestintä-, valvonta- ja tukipalveluntarjoajille;
• Stripelle maksujen käsittelyä varten;
• PostHogille suostumukseen perustuvaa verkkosivustoanalytiikkaa varten;
• sähköposti- ja markkinointipalveluntarjoajille, kuten Mailchimpille, kun käsittelylle on soveltuva peruste;
• Googlelle, jos käyttäjä ottaa käyttöön Google-integraation, sen yhteydessä ilmoitettujen käyttöoikeuksien rajoissa;
• neuvonantajille, tilintarkastajille, vakuuttajille tai viranomaisille, kun se on tarpeen oikeudellisen velvoitteen tai oikeusvaateen vuoksi; tai
• liiketoiminnan ostajalle tai järjestelyn osapuolelle yrityskaupan yhteydessä asianmukaisin salassapito- ja tietosuojajärjestelyin.

Palveluntarjoajat saavat käsitellä tietoja vain sopimuksen ja ohjeidemme mukaisesti. Ajantasaisen luettelon Asiakasdataa käsittelevistä olennaisista alikäsittelijöistä saa pyytämällä osoitteesta help@vuuli.com.

6. Tietojen sijainti ja kansainväliset siirrot

Asiakasdatan ensisijainen tuotantotallennus sijaitsee Euroopan talousalueella, mukaan lukien Suomessa ja Saksassa käytettävät palveluympäristöt.

Osa rajatuista tuki-, analytiikka-, viestintä- tai maksutiedoista voi olla palveluntarjoajan käsiteltävänä ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Käytämme tällöin soveltuvaa siirtoperustetta, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöstä tai vakiosopimuslausekkeita, sekä tarvittaessa täydentäviä suojatoimia.

7. Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Säilytämme rekisterinpitäjänä käsittelemiämme tietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä käytännössä kuvattuun tarkoitukseen:

• tilitietoja asiakassuhteen ajan ja kohtuullisen ajan sen jälkeen;
• laskutus- ja kirjanpitotietoja lain edellyttämän ajan;
• tukitietoja asian ratkaisemiseen ja palvelun laadun varmistamiseen tarvittavan ajan;
• tietoturva- ja teknisiä lokeja turvallisuuden ja virheiden selvittämisen edellyttämän rajatun ajan; ja
• markkinointitietoja, kunnes vastustat käsittelyä, peruutat suostumuksen tai tiedot eivät enää ole tarpeen.

Kun asiakastili päätetään, Asiakasdata poistetaan aktiivisista tuotantojärjestelmistä välittömästi, ellei laki edellytä säilyttämistä. Varmuuskopioissa olevat jäljennökset poistuvat normaalin kierron mukaisesti viimeistään 90 päivän kuluessa, eikä niitä käytetä tavalliseen käsittelyyn.

8. Miten suojaamme tiedot?

Käytämme käsittelyn riskiin nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden suojaamiseksi. Näihin kuuluvat soveltuvin osin käyttöoikeuksien rajaaminen, tunnistautumisen ja käyttöoikeuksien hallinta, tiedonsiirron suojaaminen, varmuuskopiot, päivitysten ja haavoittuvuuksien hallinta sekä tietoturvapoikkeamien käsittely.

Jos havaitsemme Asiakasdataa koskevan henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ilmoitamme siitä rekisterinpitäjänä toimivalle asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja avustamme sitä sovellettavien ilmoitusvelvollisuuksien täyttämisessä.

Mikään sähköinen palvelu ei ole täysin riskitön. Asiakkaan tulee myös huolehtia käyttäjäoikeuksista, tunnusten suojaamisesta ja päätelaitteidensa turvallisuudesta.

9. Evästeet ja analytiikka

Käytämme välttämättömiä teknologioita Palvelun toimintaan ja valintojesi muistamiseen. PostHog-analytiikka otetaan käyttöön vain suostumuksellasi. Emme käytä mainonta- tai markkinointievästeitä.

Voit antaa, evätä tai peruuttaa analytiikkasuostumuksen evästebannerissa tai sivun alakulman evästeasetuksissa. Lisätietoja on evästekäytännössä.

10. Oikeutesi

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan sinulla voi olla oikeus:

• saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja saada niistä kopio;
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua;
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja suoramarkkinointia;
• peruuttaa suostumus milloin tahansa;
• saada itse toimittamasi tiedot siirrettävässä muodossa, kun edellytykset täyttyvät; ja
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Voimme pyytää kohtuulliset tiedot henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Jos pyyntö koskee Asiakasdataa, välitämme pyynnön tarvittaessa rekisterinpitäjänä toimivalle asiakkaalle tai ohjaamme sinut ottamaan siihen yhteyttä.

11. Alaikäiset

Palvelu on tarkoitettu yrityskäyttöön eikä alle 18-vuotiaille. Emme tietoisesti kerää lasten henkilötietoja. Jos saat tietää, että lapsen tietoja on toimitettu meille ilman asianmukaista perustetta, ota yhteyttä, jotta voimme selvittää ja poistaa tiedot.

12. Muutokset ja yhteystiedot

Päivitämme tätä käytäntöä, kun käsittelytapamme tai lainsäädäntö muuttuu. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan verkkosivustolla tai suoraan käyttäjälle, kun se on asianmukaista.

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt:

• Sates Oy, Kuivastie 21 as 47, 90500 Oulu, Suomi
• help@vuuli.com