B2B-liidilista toimii myynnissä vasta, kun jokaiselle yritykselle on kirjattu kolme asiaa: miksi yritys kuuluu listalle, keneen ollaan yhteydessä ja mikä on seuraava toimenpide.
Monessa pienessä B2B-tiimissä lista syntyy ensin Exceliin. Mukaan kerätään yrityksiä, toimialoja, verkkosivuja ja joskus päättäjien yhteystietoja. Varsinainen ongelma tulee myöhemmin. Myyjä avaa listan, mutta joutuu päättelemään jokaisen rivin kohdalla uudestaan, miksi yritys on mukana ja millä kulmalla sitä kannattaa lähestyä.
Tämän voi välttää rakentamalla listan suoraan myyntityön mukaan. Lista ei ole vain yritystietojen varasto. Sen pitää kertoa, mitä tehdään seuraavaksi.
Tilastokeskuksen mukaan Suomessa oli vuonna 2024 yhteensä 607 659 yritystä. Se antaa hyvän mittakaavan: yrityksiä löytyy kyllä. Rajaus ratkaisee, löytyykö niiden joukosta myynnille oikeita kohteita. Tilastokeskuksen yritystilastot auttavat hahmottamaan suomalaisen yrityskentän kokoa.
Rajaa yritykset ennen hakua
Ennen yrityshaun avaamista kannattaa päättää, millaiset yritykset voivat ostaa palvelunne seuraavan 6–12 kuukauden aikana. Rajauksen pitää auttaa myös jättämään yrityksiä pois.
Pienelle B2B-palveluyritykselle käytännöllinen rajaus voi näyttää tältä:
Myymme jatkuvaa IT-tukea 10–80 henkilön asiantuntijayrityksille Uudellamaalla. Sopiva asiakas käyttää useita pilvipalveluita, mutta sillä ei ole omaa IT-tiimiä. Todennäköinen ostaja on toimitusjohtaja, hallintojohtaja tai operatiivinen päällikkö.
Tällainen rajaus toimii, koska sen perusteella voi tehdä päätöksiä. Listalle eivät päädy kaikki Uudenmaan yritykset. Mukaan otetaan yrityksiä, joilla on sopiva koko, tunnistettava ostajaroooli ja todennäköinen tarve.
Markkinointitoimistolle rajaus voi olla toinen:
Etsimme 5–50 henkilön B2B-yrityksiä, joiden verkkosivuilla palvelut, referenssit tai kohderyhmät ovat epäselvästi esillä. Todennäköinen ostaja on yrittäjä, toimitusjohtaja tai markkinoinnista vastaava henkilö.
Tässä ostosignaali ei ole pelkkä toimiala. Se on havainto yrityksen nykyisestä tilanteesta. Tällainen lista vaatii enemmän työtä, mutta antaa myyjälle paremman syyn avata keskustelu.
Hyvässä rajauksessa on yleensä ainakin nämä tiedot:
- toimiala tai toimialat
- yrityksen koko
- sijainti
- yritysmuoto, jos sillä on merkitystä
- ostajan rooli
- mahdollinen tarve tai ostosignaali
- poisrajaukset
Poisrajaukset kannattaa kirjoittaa näkyviin. Jos palvelu sopii vain osakeyhtiöille, toiminimet jätetään pois. Jos palvelu toimii käytännössä vasta yli 10 henkilön tiimeissä, yhden hengen yrityksiä ei kerätä listalle.
Käytä suomalaisia yritystietoja oikein
Suomessa yritysten perustietoja on saatavilla useasta lähteestä. YTJ:n yritys- ja yhteisöhaussa voi hakea yrityksiä esimerkiksi Y-tunnuksella. Hausta löytyy muun muassa yritysmuoto, kotipaikka, päätoimiala, rekisteritiedot ja mahdollisia yhteystietoja. YTJ:n yritys- ja yhteisöhaku sopii yksittäisten yritysten tarkistamiseen.
PRH:n avoin data tarjoaa rajapinnan yritysten perustietojen hakemiseen sovelluksiin ja järjestelmiin. PRH kertoo, että tiedot päivittyvät kerran vuorokaudessa. Samalla on hyvä huomata rajoitus: yritysten sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot eivät ole saatavilla PRH:n avoimessa datassa. PRH:n avoin data auttaa siis yritystason perustiedoissa, mutta se ei anna valmista kontaktointilistaa.
Käytännössä B2B-liidilista rakentuu usein neljästä tietokerroksesta.
Ensimmäinen kerros on yritys: nimi, Y-tunnus, toimiala, sijainti, koko ja verkkosivu.
Toinen kerros on sopivuus: miksi yritys kuuluu kohderyhmään, mikä tarve sillä voi olla ja miksi yhteydenotto on perusteltu.
Kolmas kerros on henkilö tai rooli: toimitusjohtaja, myyntijohtaja, HR-vastaava, talouspäällikkö, markkinointivastaava tai muu henkilö, jonka työhön tarjottava palvelu liittyy.
Neljäs kerros on myynnin tilanne: ei kontaktoitu, ensimmäinen viesti lähetetty, follow-up tehtävä, kiinnostunut, ei ajankohtainen, tarjousvaiheessa tai poistettu listalta.
Jos listalla on vain yrityksen nimi ja toimiala, myyjä joutuu tekemään paljon selvitystyötä juuri ennen yhteydenottoa. Kun listalla näkyy myös sopivuuden syy, ostajaroooli ja seuraava tehtävä, lista alkaa ohjata tekemistä.
Kerää vain tieto, jota myyjä käyttää
Liidilistaan on helppo lisätä liikaa sarakkeita. Taulukko näyttää silloin kattavalta, mutta myyjän työ hidastuu.
Pienessä tiimissä kannattaa arvioida jokainen tieto myyntitilanteen kautta. Tarvitseeko myyjä tätä ennen ensimmäistä viestiä? Tarvitseeko hän tätä follow-upin yhteydessä? Auttaako tieto päättämään, jatketaanko yrityksen kanssa vai poistetaanko se listalta?
Usein riittää tämä rakenne:
Yritys ja Y-tunnus. Näillä vältetään sekaannukset samannimisten yritysten välillä.
Toimiala ja sijainti. Näillä tarkistetaan, että yritys kuuluu rajaukseen.
Yrityksen koko. Henkilöstömäärä tai liikevaihtoluokka auttaa arvioimaan, sopiiko yritys palvelun ostajaksi.
Verkkosivu. Myyjä näkee nopeasti, mitä yritys tekee ja miten se kuvaa omaa toimintaansa.
Päättäjärooli. Aina henkilön nimeä ei tarvitse tietää heti. Usein riittää, että tiedetään, etsitäänkö toimitusjohtajaa, myyntijohtajaa tai operatiivista vastuuhenkilöä.
Kontaktoinnin syy. Tämä on listan tärkeimpiä tietoja. Esimerkiksi “rekrytoi myyjiä”, “toimii usealla paikkakunnalla”, “verkkosivuilla ei näy selkeää CRM-prosessia” tai “kasvava asiantuntijatiimi”.
Status. Ilman statusta lista muuttuu nopeasti epäselväksi.
Seuraava toimenpide ja päivämäärä. Tämä kertoo, kuka tekee seuraavaksi ja milloin.
Jos myyjä joutuu avaamaan joka yrityksen kohdalla viisi välilehteä ymmärtääkseen rivin tarkoituksen, lista on vielä kesken.
Tarkista tietosuoja ennen kontaktointia
B2B-liidilistalla voi olla henkilötietoja. Työsähköposti, nimi, titteli ja puhelinnumero voivat olla henkilötietoja, vaikka henkilö toimii yrityksen edustajana.
Suoramarkkinoinnissa pitää erottaa kaksi asiaa: henkilötietojen käsittely ja sähköisen suoramarkkinoinnin lähettäminen. Molemmat pitää arvioida ennen kampanjaa.
Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeessa todetaan, että henkilötietojen käsittely voi joissakin tilanteissa perustua rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun. Ohje mainitsee suoramarkkinoinnin esimerkkinä tilanteesta, jossa oikeutettu etu voi tulla kyseeseen. Samalla rekisteröidyn edut, oikeudet ja odotukset pitää huomioida. Tietosuojavaltuutetun toimiston ohje oikeutetusta edusta kannattaa lukea ennen markkinointi- tai myyntirekisterin rakentamista.
Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta Tietosuojavaltuutetun toimisto kertoo, että yrityksessä työskentelevälle henkilölle voidaan tietyissä tilanteissa lähettää suoramarkkinointia työsähköpostiin asemavaltuuden perusteella. Tarjottavan palvelun pitää liittyä olennaisesti henkilön tehtäviin, ja lähettäjän pitää arvioida tämä ennen viestin lähettämistä. Tietosuojavaltuutetun suoramarkkinointiohje antaa tähän käytännön rajauksia.
Laki sähköisen viestinnän palveluista sisältää lisäksi oman pykälän suoramarkkinoinnista yhteisölle. Finlexin mukaan suoramarkkinointia yhteisölle saa harjoittaa, jollei yhteisö ole sitä nimenomaisesti kieltänyt. Yhteisölle on myös annettava mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi. Laki sähköisen viestinnän palveluista 917/2014 on tässä ensisijainen säädöslähde.
Pienen B2B-tiimin käytännön tarkistuslista on yksinkertainen:
Älä kerää henkilötietoja varmuuden vuoksi. Kerää vain ne tiedot, joita tarvitset kontaktointiin ja myynnin seurantaan.
Kirjaa, miksi valittu henkilö tai rooli liittyy tarjottavaan palveluun.
Pidä poistopyynnöt ja markkinointikiellot tallessa. Jos vastaanottaja kieltää suoramarkkinoinnin, tietoa ei pidä enää käyttää siihen tarkoitukseen.
Kerro viestissä selvästi, kuka ottaa yhteyttä ja miksi.
Tämä osio ei korvaa juristin neuvontaa. Sen tarkoitus on antaa myyntitiimille käytännön tarkistuslista ennen kampanjan aloittamista.
Aloita listalla, jonka ehdit käsitellä
Ensimmäistä kampanjaa varten ei kannata kerätä tuhansia yrityksiä. Pienelle tiimille hyvä ensimmäinen lista on usein 50–200 yritystä.
Kahden hengen myyntitiimille 100 yritystä voi olla jo riittävä määrä. Jokainen yritys pitää tarkistaa, viesti pitää lähettää, follow-up pitää tehdä ja status pitää päivittää. Jos lista on liian suuri, tekeminen jää helposti kesken ja tuloksista on vaikea oppia.
Ensimmäinen lista voidaan jakaa esimerkiksi näin:
A-lista: 30 yritystä, joissa sopivuus on vahva ja kontaktoinnin syy on selkeä.
B-lista: 50 yritystä, jotka sopivat rajaukseen, mutta vaativat kevyemmän avauksen tai lisätarkistusta.
Tarkistuslista: 20 yritystä, joista puuttuu päättäjärooli, ostosignaali tai jokin muu tärkeä tieto.
Tämä rakenne auttaa aloittamaan sieltä, missä onnistumisen todennäköisyys on suurin. Kun A-lista on kontaktoitu ja follow-upit on tehty, tuloksista voidaan päätellä, kannattaako rajaus säilyttää vai muuttaa.
Jos 100 yrityksen joukosta 20 vastaa, 10 keskustelee ja 3 siirtyy tarjousvaiheeseen, seuraavaa listaa voi rakentaa jo paremman tiedon varassa. Jos vastauksia ei tule, ongelma voi olla kohderyhmässä, viestissä, kanavassa tai ajoituksessa.
Tuhansien yritysten listassa tämä oppi hukkuu helposti. Kun suuri lista jää puoliksi käsittelemättä, on vaikea sanoa, oliko vika datassa vai työnkulussa.
Kirjoita yhteydenoton syy listalle
Moni liidilista näyttää ulospäin valmiilta, mutta siitä puuttuu myyjälle tärkein tieto: miksi tähän yritykseen ollaan yhteydessä.
Yhteydenoton syy kannattaa kirjoittaa listalle jo tutkimusvaiheessa. Sen ei tarvitse olla pitkä. Yksi täsmällinen lause riittää.
Esimerkkejä:
“Yritys rekrytoi parhaillaan myyntipäällikköä. CRM-prosessin selkeyttäminen voi olla ajankohtaista.”
“Tilitoimisto toimii kolmella paikkakunnalla. Uusasiakashankinnan seuranta voi hajota helposti sähköposteihin ja Exceliin.”
“IT-palveluyrityksellä on useita kohderyhmiä, mutta verkkosivuilla ei näy selkeää segmentointia.”
“Markkinointitoimisto tarjoaa B2B-palveluita, mutta referenssit ovat hajallaan. Myyntiprosessin seuranta voi hyötyä yhteisestä putkesta.”
Tällainen tieto auttaa myyjää kirjoittamaan viestin, joka ei tunnu täysin satunnaiselta. Vastaanottajan pitää nähdä nopeasti, miksi juuri hänen yrityksensä sai yhteydenoton.
Pitkä personointi ei ole aina tarpeen. Uskottava syy on tarpeen.
Päätä follow-up ennen ensimmäistä viestiä
Liidilistan arvo mitataan vasta ensimmäisen viestin jälkeen. Jos follow-up jää tekemättä, suuri osa työstä menee hukkaan.
Siksi seuraava tehtävä kannattaa lisätä heti, kun ensimmäinen kontakti tehdään.
Esimerkki:
Ensimmäinen sähköposti lähetetty 10.6.
Follow-up 14.6.
Jos ei vastausta, toinen follow-up 21.6.
Jos vastausta ei tule toisen follow-upin jälkeen, yritys siirretään “ei vastausta” -statukseen ja otetaan mahdollisesti mukaan myöhempään kampanjaan.
Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta juuri tässä Excel-listat usein hajoavat. Yksi myyjä muistaa seurata perään, toinen ei. Yksi päivittää statuksen, toinen pitää tiedon omassa sähköpostissaan. Viikkopalaverissa kukaan ei näe varmasti, mitä listalle on tapahtunut.
Follow-up-rakenteen pitää vastata kolmeen kysymykseen:
Kuka vastaa seuraavasta askeleesta?
Milloin se tehdään?
Mitä tehdään, jos yritys ei vastaa?
Kun nämä vastaukset ovat listalla, työ ei ole yhden myyjän muistin varassa.
Siirrä kiinnostuneet yritykset myyntiputkeen
Kaikkia listan yrityksiä ei kannata viedä myyntiputkeen heti. Jos putki täyttyy kylmistä prospekteista, se ei enää näytä todellisia myyntimahdollisuuksia.
Yritys kannattaa siirtää myyntiputkeen, kun tapahtuu jokin keskustelua tai ostoa ennakoiva asia.
Tällaisia merkkejä voivat olla:
- yritys vastaa viestiin
- yritys pyytää lisätietoa
- yritys varaa ajan
- yritys kertoo, että asia voi olla ajankohtainen myöhemmin
- yrityksestä löytyy muutos, joka tekee tarpeesta selvästi todennäköisemmän
Ennen tätä yritys voi olla prospektilistalla tai kampanjalistalla. Näin myyntiputki pysyy selkeänä. Viikkopalaverissa ei tarvitse käydä läpi satoja kylmiä yrityksiä, vaan niitä yrityksiä, joissa on jokin todellinen seuraava askel.
Vuulin myyntiputki sopii tähän vaiheeseen silloin, kun tiimi haluaa nähdä, mitkä yritykset ovat kiinnostuneita, missä vaiheessa keskustelu on ja kuka vastaa seuraavasta liikkeestä.
Esimerkki: 100 yrityksen liidilista B2B-palveluyritykselle
Otetaan käytännön esimerkki.
Kahden hengen B2B-palveluyritys myy ulkoistettua taloushallinnon konsultointia kasvaville asiantuntijayrityksille. Tiimi haluaa rakentaa listan suomalaisista yrityksistä, joilla voi olla tarve paremmalle talouden seurannalle.
Rajaus voisi olla seuraava:
- osakeyhtiö
- 10–80 työntekijää
- toimii asiantuntijapalveluissa, IT-palveluissa, suunnittelussa tai markkinoinnissa
- sijainti Helsinki, Espoo, Vantaa, Tampere tai Turku
- verkkosivuilta näkyy kasvun merkkejä, kuten rekrytointeja, uusia palveluita tai useampi toimipiste
- todennäköinen ostaja on toimitusjohtaja, operatiivinen johtaja tai talousvastaava
Ensimmäiseen listaan kerätään 100 yritystä. Jokaiselle lisätään yrityksen perustiedot, verkkosivu, arvioitu ostajaroooli ja yksi lause yhteydenoton syystä.
Yritykset jaetaan kolmeen ryhmään:
A-lista: 30 yritystä, joissa sopivuus on vahva ja yhteydenoton syy on selkeä.
B-lista: 50 yritystä, jotka sopivat rajaukseen, mutta vaativat kevyemmän avauksen.
Tarkistuslista: 20 yritystä, joista puuttuu päätöksentekijärooli tai ostosignaali.
Ensimmäinen kampanja lähetetään vain A-listalle. Tämä pitää työn hallittavana. Myyjä ehtii tarkistaa jokaisen yrityksen, kirjoittaa lyhyen avauksen ja tehdä follow-upit ajallaan.
Kun A-listan tulokset on nähty, B-listaa voidaan tarkentaa. Jos A-listalta kiinnostuvat erityisesti 20–40 henkilön IT-yritykset, seuraava haku kannattaa rajata niiden ympärille. Lista paranee kierros kierrokselta.
Miten Vuulissa liidilista jatkuu myyntityöksi
Excel toimii alkuun, jos yrityksiä on vähän ja vain yksi ihminen vastaa kontaktoinnista. Työ vaikeutuu, kun listoja, kampanjoita, follow-upeja ja keskusteluja tulee lisää.
Vuuli on suomalainen prospektointi-CRM pienille B2B-tiimeille. Sen käyttötarkoitus on käytännöllinen: yrityshaku, prospektilistat, kampanjat, seurantatehtävät ja myyntiputki pidetään samassa työtilassa.
Työnkulku voi mennä näin:
Tiimi hakee sopivia suomalaisia yrityksiä yritysrekisteristä.
Yritykset tallennetaan prospektilistaksi tai kampanjaan. Jos tiimillä on vanha Excel-lista, se voidaan tuoda CSV:nä jatkokäsittelyä varten.
Kun ensimmäinen yhteydenotto tehdään, yritykselle lisätään status ja seuraava tehtävä. Tehtävät pitävät follow-upit näkyvissä, jotta kontaktointi ei jää muistin varaan.
Kun yritys vastaa tai keskustelu etenee, se siirretään myyntiputkeen. Viikkopalaverissa nähdään, mitkä keskustelut ovat liikkeessä ja missä tarvitaan seuraava toimenpide.
Jos tiimi tekee useita kampanjoita, kampanjat ja dashboard auttavat seuraamaan, mistä listauksista syntyy vastauksia ja myyntimahdollisuuksia.
Vuulissa listan arvo näkyy siinä, että yrityksen tiedot, yhteydenoton syy, tehtävät ja myyntivaihe ovat samassa paikassa. Se vähentää tilannetta, jossa osa tiedosta on Excelissä, osa sähköpostissa ja osa myyjän muistissa.
Yleisimmät virheet B2B-liidilistan rakentamisessa
Ensimmäinen virhe on liian leveä kohderyhmä. “Kaikki pk-yritykset Suomessa” on markkina, ei myyjän työlista. Kampanjalle pitää valita tarkempi rajaus.
Toinen virhe on yhteyshenkilöiden kerääminen ilman roolin relevanssia. Jos palvelu liittyy myyntiin, viestin pitäisi mennä henkilölle, jonka työhön myynti kuuluu. Muuten yhteydenotto näyttää sattumanvaraiselta ja tietosuojan arviointi heikkenee.
Kolmas virhe on vanhentunut data. Yrityksen toimiala, koko, verkkosivu, päättäjät ja yhteystiedot voivat muuttua. Lista kannattaa tarkistaa ennen kampanjaa, ei kuukausia aikaisemmin.
Neljäs virhe on follow-upin puuttuminen. Jos ensimmäisen viestin jälkeen ei ole seuraavaa tehtävää, liidilista jää vajaakäyttöön.
Viides virhe on kiinnostuneiden ja kylmien prospektien sekoittaminen samaan näkymään. Myyntiputken pitää näyttää todelliset mahdollisuudet. Prospektilista voi sisältää laajemman joukon yrityksiä, joita vasta kontaktoidaan.
Tarkistuslista ennen kampanjaa
Ennen ensimmäistä viestiä lista kannattaa käydä läpi näin:
- Onko jokaisella yrityksellä selkeä syy olla listalla?
- Onko toimiala, koko ja sijainti tarkistettu?
- Onko päättäjärooli relevantti tarjottuun palveluun nähden?
- Onko henkilötietojen käsittelylle arvioitu peruste?
- Onko viestissä selkeä lähettäjä, syy yhteydenottoon ja kielto-oikeus?
- Onko jokaiselle kontaktoidulle yritykselle seuraava tehtävä?
- Onko sovittu, milloin yritys siirretään myyntiputkeen?
Jos näihin kysymyksiin ei löydy vastauksia, listaa kannattaa vielä tarkentaa. Täydellisyyttä ei tarvita. Riittää, että lista ohjaa myyjän seuraavaa askelta.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on B2B-liidilista?
B2B-liidilista on rajattu lista yrityksistä ja yhteyshenkilöistä, joille oma palvelu voi olla ajankohtainen. Hyvä lista sisältää vähintään yrityksen nimen, Y-tunnuksen, toimialan, sijainnin, valitun yhteyshenkilöroolin, yhteydenoton syyn, tilanteen ja seuraavan toimenpiteen.
Mistä B2B-liidejä voi etsiä Suomessa?
Suomessa B2B-liidejä voi etsiä esimerkiksi yritysrekistereistä, YTJ:n yritys- ja yhteisöhausta, PRH:n avoimesta datasta, LinkedInistä, toimialajärjestöjen jäsenlistoista, tapahtumien osallistujatiedoista ja omista inbound-liideistä. Lähde kannattaa valita sen mukaan, mitä tietoa tarvitset: yrityksen perustiedot, päättäjäroolit, ostosignaalit vai nykyinen asiakassuhde.
Saako B2B-liidilistalle lisätä henkilön työsähköpostin?
Työsähköposti voi olla henkilötieto, joten käsittelylle tarvitaan lainmukainen peruste ja vastaanottajalle on annettava selkeä mahdollisuus vastustaa suoramarkkinointia. Suomessa yritykseen liittyvässä sähköisessä suoramarkkinoinnissa roolin relevanssi, asemavaltuus, informointi ja kielto-oikeus pitää arvioida ennen kontaktointia.
Kuinka iso B2B-liidilistan kannattaa olla?
Pienelle B2B-tiimille parempi ensimmäinen lista on usein 50–200 hyvin rajattua yritystä kuin tuhansien yritysten kylmä massa. Listan koko kannattaa mitoittaa sen mukaan, kuinka monta yritystä tiimi pystyy kontaktoimaan, seuraamaan ja käsittelemään ilman, että follow-up jää tekemättä.
Miten Vuuli auttaa B2B-liidilistan rakentamisessa?
Vuulissa pienen B2B-tiimin voi tuoda yrityshaun, prospektilistat, kampanjat, follow-up-tehtävät ja myyntiputken samaan työtilaan. Näin lista ei jää irralliseksi Exceliksi, vaan jokaisella kiinnostavalla yrityksellä on seuraava askel, vastuuhenkilö ja näkyvä paikka myynnissä.
Yhteenveto
B2B-liidilistan rakentaminen Suomessa alkaa rajauksesta ja päättyy vasta, kun yritykselle on määritelty seuraava toimenpide.
Aloita ihanneasiakkaasta. Hae ja tarkista yritystiedot. Kerää vain tarpeellinen henkilö- tai roolitieto. Kirjaa yhteydenoton syy. Päätä follow-up ennen ensimmäistä viestiä. Siirrä kiinnostuneet yritykset myyntiputkeen, kun keskustelu alkaa.
Jos haluat tehdä tämän ilman erillistä Exceliä, yrityshakua, muistilappuja ja irrallista putkea, tutustu Vuuliin ja vie prospektointi, yhteydenotot ja follow-upit samaan työtilaan.