Follow-up-viesti myynnissä epäonnistuu harvoin siksi, että myyjältä puuttuisi yksi täydellinen lause. Useammin ongelma on arkisempi: ensimmäinen viesti lähti, vastausta ei tullut, seuraava toimenpide jäi kalenterin ja muistin varaan, ja viikon päästä kynnys palata asiaan on jo suurempi.
Pienessä B2B-tiimissä follow-up on usein se kohta, jossa hyvä prospektointi joko muuttuu myyntikeskusteluksi tai katoaa. Jos viesti kuulostaa pelkältä painostukselta, vastaanottaja ei vastaa. Jos viesti auttaa vastaanottajaa tekemään pienen päätöksen, se voi avata keskustelun ilman turhaa venyttämistä.
Tässä artikkelissa saat 10 muokattavaa follow-up-viestiä eri myyntitilanteisiin. Ne on kirjoitettu suomalaisen B2B-myynnin arkeen: kylmäkontaktiin, palaverin jälkeen, demon jälkeen, tarjouksen perään, hiljentyneeseen keskusteluun ja kohteliaaseen sulkuun.
Milloin follow-up kannattaa lähettää?
Hyvä follow-up alkaa ennen viestin kirjoittamista. Kun ensimmäinen yhteydenotto lähtee, päätä samalla mitä tapahtuu, jos vastausta ei tule. Muuten follow-up jää helposti siihen hetkeen, kun myyjä huomaa vanhan viestin inboxissa tai Excel-listalla.
Kylmän B2B-viestin jälkeen ensimmäinen follow-up toimii usein 3-5 arkipäivän päästä. Se on tarpeeksi pian, että vastaanottaja voi tunnistaa aiheen, mutta ei niin pian, että viesti näyttää hoputtamiselta. Jos keskustelu on jo käynnissä, aikataulu määräytyy sovitun seuraavan askeleen mukaan. Palaverin jälkeen yhteenveto kannattaa lähettää samana tai seuraavana arkipäivänä. Tarjouksen jälkeen follow-up voi tulla silloin, kun ostajalla on ollut realistinen aika lukea tarjous.
Backlinkon ja Pitchboxin vanha mutta laaja outreach-aineisto vuodelta 2019 antaa tähän yhden hyödyllisen vertailukohdan. Aineistossa samaan kontaktiin lähetetyt useammat viestit saivat selvästi enemmän vastauksia kuin yksittäinen viesti, ja yksi lisäviesti nosti vastausten määrää 65,8 prosenttia. Tutkimus ei ole suomalainen eikä se kerro juuri sinun markkinasi tulosta, mutta se tukee käytännön havaintoa: moni viesti jää huomaamatta, vaikka aihe olisi relevantti. Backlinkon outreach-tutkimus kannattaa lukea suuntaa antavana aineistona, ei lupauksena vastausprosenteista.
Samalla pitää tietää, milloin lopetetaan. Jos vastaanottaja kieltää yhteydenotot, follow-upit päättyvät. Jos rooli ei liity aiheeseen, vaihda lähestymistä tai jätä yritys rauhaan. Jos olet lähettänyt kaksi tai kolme viestiä ilman minkäänlaista signaalia, seuraava viesti tarvitsee selvästi uuden syyn. Pelkkä "nostan tätä" ei yleensä riitä.
Pidä suoramarkkinoinnin rajat mielessä
Tämä ei ole juridinen ohje, mutta myyjän kannattaa tuntea perusraamit ennen kuin follow-up-sekvenssejä rakennetaan.
Laki sähköisen viestinnän palveluista sanoo, että yhteisölle saa harjoittaa suoramarkkinointia, jollei yhteisö ole sitä nimenomaisesti kieltänyt. Samassa 202 §:ssä edellytetään, että jokaisen suoramarkkinointiviestin yhteydessä kerrotaan selkeästi ja helposti kielto-oikeudesta. Finlexin ajantasainen säädöskohta on hyvä tarkistaa, jos rakennat isompaa lähetyskäytäntöä.
Työsähköposti vaatii enemmän harkintaa kuin yrityksen yleisosoite. Tietosuojavaltuutetun ratkaisussa korostuu asemavaltuus: pelkkä se, että henkilö työskentelee kohdeyrityksessä, ei vielä tarkoita, että hänelle voi markkinoida mitä tahansa yritykselle suunnattua palvelua. Tarjottavan asian pitää olennaisesti liittyä henkilön työtehtäviin. Tietosuojavaltuutetun ratkaisu avaa tätä käytännön tasolla.
Myös toimitettavuus vaikuttaa follow-upiin. Gmailin lähettäjäohjeissa kaikilta Gmailiin lähettäviltä edellytetään esimerkiksi SPF- tai DKIM-tunnistusta, TLS-yhteyttä ja matalaa spam-ratea. Suurille lähettäjille tulee lisää vaatimuksia, kuten DMARC ja markkinointiviestien yhden klikkauksen peruutus. Gmailin sender guidelines kannattaa tarkistaa ennen kuin follow-upista tehdään volyymityötä.
Käytännössä tämä tarkoittaa myyjälle kolmea asiaa:
- lähetä follow-up vain ihmiselle, jonka rooliin aihe voi liittyä
- kirjaa kiellot ja poistopyynnöt heti
- älä naamioi markkinointiviestiä henkilökohtaiseksi vastaukseksi, jos se ei ole sitä
Jos ensimmäinen viesti on kylmä sähköposti, Vuulin artikkeli kylmästä sähköpostista yrityksille käy tarkemmin läpi listan rajauksen, viestin rakenteen ja kielto-oikeuden käytännön vaikutukset.
10 follow-up-viestiä, joita voit muokata
Käytä seuraavia pohjia lähtökohtina, ei valmiina massateksteinä. Jokaisen viestin tärkein osa on hakasulkeissa oleva kohta: se pitää täyttää oikealla havainnolla, sovitulla asialla tai ostajan tilanteella.
1. Ei vastausta ensimmäiseen kylmäviestiin
Käytä, kun: lähetit ensimmäisen asiallisen kylmäviestin, mutta vastausta ei tullut 3-5 arkipäivässä.
Aihe: Re: [alkuperäinen aihe]
Hei [nimi],
palaan vielä kerran aiempaan viestiini. Kirjoitin, koska [yksi konkreettinen havainto yrityksestä tai roolista].
Jos [aihe] on teillä ajankohtainen, voisin lähettää lyhyen esimerkin siitä, miten vastaava tiimi on ratkaissut [käytännön ongelma].
Onko tämä oikea aihe sinulle, vai kannattaako minun olla yhteydessä johonkuhun toiseen?
Jos aihe ei ole teille relevantti, vastaa tähän, niin en lähetä tästä enempää.
Muokkaa näin: älä vaihda vain yrityksen nimeä. Vaihda havainto niin, että vastaanottaja näkee miksi juuri hänen yrityksensä on listalla.
2. Palaverin jälkeen
Käytä, kun: keskustelu oli hyvä, mutta seuraava askel pitää kirjata selvästi.
Aihe: Seuraava askel keskustelustamme
Hei [nimi],
kiitos tämänpäiväisestä keskustelusta. Kirjasin ylös, että teille tärkeintä on nyt [tavoite tai ongelma], ja että nykyinen haaste näkyy erityisesti kohdassa [konkreettinen tilanne].
Ehdotan seuraavaksi [seuraava askel], jotta näemme sopiiko ratkaisu teidän tapaan tehdä myyntiä.
Sopisiko [päivä ja aika] vai onko toinen ajankohta parempi?
Muokkaa näin: käytä ostajan omia sanoja. Palaverin jälkeinen follow-up toimii, kun se näyttää että kuuntelit, ei vain että haluat uuden ajan kalenteriin.
3. Demon jälkeen
Käytä, kun: esittelit tuotteen tai palvelun ja haluat sitoa demon ostajan alkuperäiseen tarpeeseen.
Aihe: Demon yhteenveto: [ostajan tavoite]
Hei [nimi],
demon perusteella teillä nousi esiin kaksi käytännön kohtaa: [kohta 1] ja [kohta 2].
Näytin erityisesti [toiminto tai ratkaisu], koska se liittyy suoraan siihen, miten [ostajan tiimi] hoitaa [työnkulku] tällä hetkellä.
Jotta eteneminen olisi helppoa, ehdotan että seuraavaksi käymme läpi [päätöksen kannalta tärkeä asia], esimerkiksi 20 minuutissa.
Sopiiko [aikaehdotus]?
Muokkaa näin: älä listaa kaikkea, mitä demossa näytettiin. Nosta vain ne asiat, jotka liittyvät ostajan omaan päätökseen.
4. Tarjouksen lähettämisen jälkeen
Käytä, kun: tarjous on lähetetty, mutta et tiedä onko se luettu tai mitä ostaja vielä tarvitsee.
Aihe: Tarjous: [projekti tai palvelu]
Hei [nimi],
lähetin tarjouksen [päivä] koskien [projekti tai palvelu]. Haluan varmistaa, että se vastaa sitä mitä haette: [ostajan tavoite yhdellä lauseella].
Jos tarjous on oikealla tasolla, voimme sopia seuraavan askeleen. Jos jokin kohta kaipaa tarkennusta, käyn sen mielelläni läpi.
Mikä olisi sinulle helpoin tapa edetä: lyhyt puhelu vai kommentit sähköpostilla?
Muokkaa näin: älä kysy vain "ehditkö katsoa?". Anna ostajalle kaksi helppoa vastaustapaa.
5. Kun ostaja sanoo "palaan asiaan"
Käytä, kun: ostaja jäi miettimään, mutta paluupäivää ei sovittu.
Aihe: Paluu [aiheeseen]
Hei [nimi],
palasit aiemmin siihen, että [aihe] vaatii vielä sisäistä keskustelua.
Ajattelin kysyä, onko päätöksen kannalta suurin avoin kysymys [vaihtoehto A], [vaihtoehto B] vai jokin muu?
Voin lähettää tiiviin vastauksen siihen kohtaan, jotta teidän ei tarvitse käydä koko asiaa uudestaan läpi.
Muokkaa näin: tee hiljaisuudesta helpompi purkaa. Ostajan on helpompi vastata yhteen tarkkaan kysymykseen kuin kirjoittaa pitkä tilannepäivitys.
6. Kun päätöksentekijä on epäselvä
Käytä, kun: et ole varma, onko nykyinen kontakti oikea ihminen päättämään tai arvioimaan asiaa.
Aihe: Kuka teillä arvioi [aiheen]?
Hei [nimi],
palaan vielä [aiheeseen]. En halua kuormittaa sinua väärällä asialla, joten kysyn suoraan: oletko sinä oikea henkilö arvioimaan tätä, vai kuuluuko aihe esimerkiksi [rooli tai tiimi] vastuulle?
Jos ohjaat oikeaan suuntaan, lähetän tiiviin taustan ja pidän viestin lyhyenä.
Kiitos jo etukäteen.
Muokkaa näin: tämä toimii parhaiten, kun et painosta siirtoa. Pyydä vain ohjausta oikeaan paikkaan.
7. Kun keskustelu hiljenee
Käytä, kun: ostaja on ollut kiinnostunut, mutta keskustelu pysähtyi ilman selkeää kieltoa.
Aihe: Jätetäänkö [aihe] tauolle?
Hei [nimi],
en ole saanut tähän hetkeen vastausta, joten oletan että [aihe] ei ole juuri nyt listan kärjessä.
En halua täyttää inboxiasi turhaan. Jätän tämän tauolle, ellei asia ole edelleen ajankohtainen.
Jos haluat jatkaa myöhemmin, helpoin seuraava askel olisi [kevyt ehdotus].
Muokkaa näin: anna ostajalle lupa olla vastaamatta. Sulkuviesti voi tuoda vastauksen juuri siksi, että paine vähenee.
8. Vanhan liidin uudelleenaktivointi
Käytä, kun: yritys oli aiemmin kiinnostunut, mutta ajankohta ei ollut oikea.
Aihe: Onko [aihe] noussut uudestaan pöydälle?
Hei [nimi],
keskustelimme [ajankohta] aiheesta [aihe]. Silloin tilanne oli se, että [syy miksi asia jäi tauolle].
Palaan asiaan nyt, koska [uusi havainto, ajankohta tai muutos]. Jos sama tarve on edelleen olemassa, voimme katsoa tilanteen uudestaan kevyesti.
Onko tämä teillä ajankohtainen tänä kvartaalina?
Muokkaa näin: älä aloita kuin kyse olisi täysin uudesta kontaktista. Viittaa siihen, mitä viimeksi oikeasti sovittiin tai todettiin.
9. Tapahtuman tai webinaarin jälkeen
Käytä, kun: tapasitte tapahtumassa, webinaarissa tai lyhyessä keskustelussa.
Aihe: Jatko [tapahtuman nimi] -keskusteluun
Hei [nimi],
oli mukava jutella [tapahtuma] yhteydessä. Nostit esiin, että [havainto tai kiinnostuksen kohde].
Tässä yksi käytännön ajatus jatkoon: [yksi hyödyllinen neuvo, kysymys tai resurssi].
Jos haluat, voidaan vaihtaa 15 minuutissa miten tämä näkyy teidän arjessa.
Muokkaa näin: tapahtuman jälkeinen viesti kaatuu helposti geneeriseen "oli kiva tavata" -tekstiin. Lisää yksi asia, josta oikeasti puhuitte.
10. Viimeinen kohtelias sulkuviesti
Käytä, kun: olet lähettänyt riittävät follow-upit eikä uutta syytä ole.
Aihe: Suljen tämän omalta puoleltani
Hei [nimi],
en saanut tähän vastausta, joten suljen tämän omalta puoleltani.
Kirjoitin, koska [alkuperäinen syy yhdellä lauseella]. Jos aihe nousee myöhemmin ajankohtaiseksi, vastaan mielelläni kysymyksiin.
En lähetä tästä enempää viestejä.
Muokkaa näin: älä tee sulkuviestistä piilotettua painostusta. Sen tehtävä on lopettaa yhteydenotto asiallisesti.
Hyvän follow-upin rakenne
Kun et halua käyttää valmista pohjaa, rakenna viesti neljästä osasta:
- Konteksti: miksi kirjoitat juuri nyt.
- Uusi arvo: mikä uusi tieto, havainto tai päätöstä helpottava asia viestissä on.
- Kevyt pyyntö: mitä vastaanottajan pitäisi tehdä seuraavaksi.
- Poistumistie: miten vastaanottaja voi sanoa ei tai ohjata asian muualle.
Heikko follow-up toistaa ensimmäisen viestin ja lisää kiirettä. Parempi follow-up pienentää vastaamisen vaivaa.
Esimerkiksi näin:
Hei [nimi],
palaan vielä viime viikon viestiini. Kirjoitin, koska [havainto].
Lisään tähän yhden konkreettisen kysymyksen: onko [aihe] teillä enemmän [vaihtoehto A] vai [vaihtoehto B]?
Jos kumpikaan ei osu, jätän asian tähän.
Tässä viestissä vastaanottajan ei tarvitse miettiä pitkää vastausta. Hän voi valita suunnan tai sanoa, ettei aihe osu.
Miten follow-up kannattaa kirjata CRM:ään?
Follow-up on vaikea johtaa, jos se elää jokaisen myyjän omassa muistissa. Pieni B2B-tiimi voi pärjätä jonkin aikaa Excelillä, mutta ongelma näkyy heti kun kontakteja, tarjouksia ja keskusteluja on useita rinnakkain.
Käytännöllinen malli on tämä:
- prospektin rajaus ja yhteydenoton syy kirjataan ennen ensimmäistä viestiä
- ensimmäinen viesti lähtee osana kampanjaa tai myyjän omaa työjonoa
- seuraava follow-up kirjataan tehtäväksi päivämäärällä ja vastuuhenkilöllä
- vastaus, kielto tai uusi kontakti päivittää yrityksen statuksen
- kiinnostunut keskustelu siirtyy myyntiputkeen
Vuulissa tämä liittyy luontevasti tehtäviin, kampanjoihin ja myyntiputkeen. Kun B2B-liidilista rakennetaan niin, että yhteydenoton syy on mukana, follow-up ei ala tyhjästä. Myyjä näkee yrityskontekstin, aiemman viestin ja seuraavan tehtävän samassa työnkulussa.
Oma nyrkkisääntöni on, että follow-up pitää pystyä selittämään yhdellä rivillä CRM:ssä. Jos tehtävän otsikko on vain "palaa asiaan", myyjä joutuu avaamaan koko historian ennen kuin hän tietää mitä kirjoittaa. Parempi tehtävä on esimerkiksi "kysy, onko talousraportoinnin aikataulu vielä avoin" tai "lähetä yhteenveto demossa sovituista kahdesta kohdasta".
Jos haluat rakentaa tämän työnkulun käytännössä, tutustu Vuulin tehtävien hallintaan tai ota yhteyttä, niin katsotaan miten prospektointi, viestit ja follow-upit saadaan samaan työtilaan.
Usein kysytyt kysymykset
Milloin follow-up-viesti kannattaa lähettää myynnissä?
Kylmän yhteydenoton jälkeen hyvä väli on usein 3-5 arkipäivää. Palaverin, demon tai tarjouksen jälkeen follow-up kannattaa lähettää viimeistään seuraavana arkipäivänä, jos seuraavaa askelta ei sovittu selvästi.
Kuinka monta follow-upia kannattaa lähettää?
Pienessä B2B-myynnissä yksi tai kaksi hyvin perusteltua follow-upia riittää usein kylmän viestin jälkeen. Avoimessa myyntikeskustelussa määrä riippuu sovitusta prosessista, mutta jokaisella viestillä pitää olla uusi syy tai selkeä päätöspiste.
Mitä hyvässä myynnin follow-up-viestissä pitää olla?
Hyvä follow-up muistuttaa lyhyesti kontekstin, lisää yhden hyödyllisen tiedon, tekee vastaamisesta helppoa ja antaa vastaanottajalle mahdollisuuden sanoa ei. Se ei vain toista ensimmäistä viestiä.
Voiko follow-up-viestejä automatisoida?
Voi, jos lista, viestin sisältö, kieltojen käsittely ja pysäytyssäännöt ovat kunnossa. Automaation pitää tukea myyjän työtä, ei lähettää jatkoviestejä ihmisille, jotka ovat jo kieltäytyneet tai joille aihe ei liity.
Miten follow-up pidetään lain ja hyvän tavan rajoissa?
Yrityksille suunnatussa sähköisessä suoramarkkinoinnissa pitää huomioida kielto-oikeus, markkinoinnin tunnistettavuus ja henkilön työroolin olennainen yhteys tarjottavaan asiaan. Tämä artikkeli ei ole juridinen neuvonta, joten tarkista tarvittaessa viranomaislähteet.
Yhteenveto
Hyvä follow-up-viesti myynnissä ei ole vain muistutus. Se on pieni päätöspiste: jatketaanko, vaihdetaanko oikealle henkilölle, jätetäänkö asia tauolle vai suljetaanko keskustelu.
Jos myyjä joutuu miettimään jokaisen follow-upin alusta asti uudestaan, järjestelmässä on todennäköisesti liian vähän kontekstia. Kirjaa yhteydenoton syy, seuraava tehtävä ja lopetussääntö jo ennen ensimmäistä viestiä. Silloin follow-up pysyy asiallisena, vastaanottajalle helppona ja myyjälle hallittavana.
Vuuli auttaa pientä B2B-tiimiä löytämään suomalaiset yritykset, käynnistämään yhteydenotot, muistamaan follow-upit ja viemään kiinnostuneet keskustelut myyntiputkeen. Katso, miten Vuuli kokoaa kampanjat, tehtävät ja myyntiputken samaan myyntityön arkeen.